MANUAL DE USO
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para el registro y generación automática del Formulario de Gestión de Usuarios del Sistema Nacional de Inventarios (SNI) mediante Google Sheets, garantizando la trazabilidad y control de las solicitudes institucionales.
2. ACCESO AL SISTEMA
El sistema se encuentra disponible en línea a través del siguiente enlace:
Requisitos:
- Disponer de conexión a Internet.
- Contar con permisos de acceso al documento.
- Utilizar preferentemente Google Chrome o Microsoft Edge.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL
El sistema está compuesto por:
Hoja DATOS
Base de datos donde se registran todas las solicitudes.
Hoja FORMULARIO
Genera automáticamente el formulario al ingresar el número de formulario correspondiente.
4. REGISTRO DE UNA NUEVA SOLICITUD
- Ingresar al enlace del sistema.
- Abrir la hoja denominada DATOS.
- Ubicarse en la primera fila vacía disponible.
- Registrar toda la información requerida.
- Asignar el número de formulario correspondiente.
- Verificar la información ingresada.
- Los cambios se guardarán automáticamente.
5. GENERACIÓN DEL FORMULARIO
- Ingresar a la hoja FORMULARIO.
- Ubicar el campo Número de Formulario.
- Ingresar el número del formulario registrado.
- El sistema cargará automáticamente toda la información asociada.
- Revisar la información generada.
- Imprimir o guardar en formato PDF para proceder con las firmas.
6. NORMAS DE REGISTRO
IMPORTANTE
Toda solicitud de:
- Creación de usuario.
- Cambio de información de usuario.
- Eliminación de usuario.
Debe registrarse en una NUEVA FILA de la hoja DATOS.
NO está permitido:
- Modificar registros existentes.
- Reutilizar formularios anteriores.
- Sobrescribir información histórica.
- Eliminar registros previamente ingresados.
Cada gestión debe contar con un número de formulario independiente.
7. TRAZABILIDAD Y CONTROL
Cada registro constituye evidencia documental de la gestión realizada.
Por lo tanto:
- Toda corrección deberá realizarse mediante un nuevo registro.
- Los registros históricos deberán mantenerse sin modificaciones.
- La información podrá ser utilizada para auditorías y controles institucionales.
8. RESPONSABILIDADES DEL USUARIO
El usuario responsable deberá:
- Registrar información verídica y completa.
- Verificar los datos antes de finalizar el registro.
- Mantener la confidencialidad de la información institucional.
- Respetar la integridad de la base de datos.
9. RECOMENDACIONES
✔ Registrar siempre una nueva solicitud.
✔ Verificar los datos antes de generar el formulario.
✔ Utilizar únicamente las hojas autorizadas.
✔ Mantener la secuencia numérica de formularios.
✘ No modificar fórmulas.
✘ No eliminar filas o columnas.
✘ No alterar registros históricos.